ADDIO FOGLI SPARSI… BENVENUTO ARCHIVIO PERFETTO!

Google+ Pinterest LinkedIn Tumblr +

Pic by Maarten Van Den Heuvel – Unsplash

Un archivio in casa: serve davvero?
In tutti gli uffici esiste un archivio che, a seconda dell’attività che svolgiamo, è ordinato per pratica, per cliente, per fornitore…

In generale, la sua funzione è quella che, in qualsiasi momento, tutti i dipendenti possano accedervi e trovare facilmente un determinato documento. Se ne comprendiamo l’utilità al lavoro, perché ci viene l’orticaria al solo pensiero di poter strutturare un archivio personale?

Molti clienti mi dicono che sentono di lasciare l’organizzazione fuori dalla porta di casa, come se varcata quella soglia si alzasse la bandiera dell’anarchia e del “liberi tutti”.
Peccato che molte persone vadano completamente nel pallone se cercano un documento e diano vita a delle vere e proprie “cacce al tesoro”!

Aiuto spesso a creare degli archivi personali dove radunare bollette, atti, documenti medici e passato il momento del caos iniziale, il mantenimento risulta molto semplice.

Pic by Daria Salikova x Unsplash

Ecco qualche dritta:

  • Radunate tutto, liberate un tavolo e raccogliete ogni singolo foglio abbiate in casa;
  • Passate in rassegna, foglio per foglio (lo so, è mortalmente noioso solo a sentirlo dire, ma pensate che fatto una volta non dovrete più pensarci) e suddividete in macro categorie: utenze, banche, visite mediche… Questi saranno i faldoni del vostro archivio;
  • Distruggete e buttate i documenti inutili, se ne trovate;
  • Prendete ogni pacchetto e suddividetelo in micro categorie: per esempio il pacchetto “utenze” sarà suddiviso in telefono, acqua, elettricità… il pacchetto banche sarà suddiviso in “banca XX”, “banca YY”, “carte di credito”, “fondo d’investimento”… Queste saranno le cartelline in cui suddividerete ogni faldone.
  • Ordinate i documenti di ogni cartellina per data, dal più vecchio al più recente, in modo che l’ultimo sia sempre quello davanti;
  • Divertitevi ad acquistare faldoni e cartelline colorate, etichettare con adesivi pucciosi, ecc… Ma che sia tutto ben chiaro, con titoli brevi ed essenziali da ricordare.

Da ora in poi, sarà sufficiente che sistemiate ogni documento nella cartellina giusta, sempre davanti, in modo da mantenere l’ordine cronologico.

Addio caccia al documento, addio fogli sparsi, benvenuto archivio perfetto!

Simona Bergami

Share.

About Author

Amo viaggiare, scattare foto, cucinare e mangiare; leggo, scrivo ma sono anche Netflix dipendente! Sono diventata Professional Organizer perchè nel tempo che mi rimane devo lavorare e gestire casa, marito e cane... ma senza perderci troppo tempo! ;-)

Leave A Reply